RECOMENDACIONES

Darle un buen manejo sobre la tic

  Poner en practica todo lo visto del tema 

  Saber usar las redes sociales ya que puede ser ventaja y una desventaja

Recomendaciones de estrategia

Incluir los medios sociales en su estrategia de comunicación

Cuando se mantiene información  de mensajería no se debe superar el dialogo que sostenga con los usuarios  seria la fuente de alineamientos adicionales que regirá para la totalidad de las plataformas de medios sociales que su entidad decida utilizar.

Establecer recursos suficientes para gestionar los medios sociales

Entre la generación de contenidos, la conversación con los seguidores, y la actualización de una estrategia integrada en los diferentes medios sociales donde la entidad tenga presencia, la carga operativa puede incrementarse rápidamente cuando las relaciones con más individuos comiencen a afianzarse.

Dar continuidad a la estrategia para el uso de medios sociales

Al igual que los demás canales de atención con que cuenta la entidad, la prestación de servicios por los medios sociales debería trascender la vigencia de la actual administración de su entidad.

Escoger su nombre de usuario estratégicamente.

Busque escoger un nombre de usuario o user id que pueda ser usado de la misma manera en los diferentes medios sociales que seleccione, y que al mismo tiempo sea descriptivo de su entidad. Puede ocurrir que el nombre de usuario que considere, se encuentre disponible en un medio social pero no en otro y por tanto terminará con diferentes denominaciones en cada uno.

Personalizar la apariencia de sus cuentas

Prepare una imagen alineada con la identidad visual de la iniciativa o de la institución para la que está haciendo presencia en los medios sociales, lo cual demuestra institucionalidad, a la vez que refleja la importancia que tienen esos medios sociales para la entidad.

Gestionar el compromiso de sus servidores públicos frente a la estrategia Web 2.0. Defina estrategias que motiven la adopción de los elementos de la estrategia Web 2.0 por todos los servidores públicos de su entidad, y que desarrollen el compromiso de los mismos por interiorizar dichos comportamientos en su labor diaria y el cumplimiento de las funciones que les han sido asignadas en virtud de sus cargos.

Divulgar su presencia en los medios sociales.

Promocione sus diferentes plataformas de medios sociales siempre que pueda en otros mecanismos de la Entidad como comunicados oficiales, programas radiales, facturas de servicios, páginas Web, call center, y puntos de atención presenciales, entre otros que tenga disponibles.

Recomendaciones de procesos

Escuchar a sus usuarios en las redes sociales.

Antes de empezar a enviar mensajes en los medios sociales, preste atención activamente a la manera como sus usuarios usan y se comunican en estos medios. Revise constantemente las publicaciones, mensajes, retroalimentación que su usuario exponga en sus diferentes medios sociales. Esto le permitirá descubrir qué es lo que motiva a su usuario y cuáles son los temas de su interés.

Promover la conversación con sus seguidores

No se limite a la publicación de información de manera pasiva, esperando que los usuarios únicamente la consuman. Es importante motivar el diálogo, para lo cual es importante ofrecer preguntas que inviten a los usuarios a compartir con la entidad sus opiniones, ideas y percepciones relacionadas con las temáticas de interés.

Publicar información con la frecuencia suficiente

 Una buena estrategia de medios sociales buscará mantener la visibilidad del usuario a sus seguidores. Una frecuencia suficiente de publicación de contenidos logrará mantener a su entidad en la mente de sus seguidores. De todas formas, deberá tener cuidado con que esta frecuencia no sature a sus usuarios con su presencia, pues correrá el riesgo de convertirse en una molestia, perdiendo a un valioso seguidor.

Usar enlaces a otras fuentes de información

Ofrezca a sus seguidores hipervínculos (enlaces, o links en inglés), que les permita contextualizar, constatar y/o complementar la información ofrecida en sus publicaciones. Esto facilitará mantener su mensaje lo más concreto y breve posible, aprovechando al máximo la atención probablemente limitada de sus seguidores.

Dividir el contenido en unidades manejables

Para contenidos más extensos, como los que es común publicar en blogs, es útil separar las ideas principales de los mismos, buscando realizar publicaciones independientes. Para guardar la integralidad de dicho contenido, las mismas se pueden publicar de manera consecutiva, pero recordando no saturar a los seguidores dejando intervalos de tiempo muy cortos entre publicaciones.

Destacar la información más importante

 Aproveche las capacidades de formato de los medios sociales en los que cuente con presencia, para destacar aquella información que considere más importante para sus seguidores.

Facilitar la búsqueda de su contenido

Los medios sociales suelen contar con mecanismos tecnológicos para categorizar su información, para mejorar la relevancia de la misma. El uso de etiquetas (tags), palabras clave, y listas habilitan estas posibilidades. Esta práctica no solo permite a los individuos encontrar contenidos relevantes, sino que además es usado por los administradores de las plataformas de los medios sociales, para efectuar recomendaciones relevantes a sus otros usuarios, resultando en una gran oportunidad para llegar a personas que aún no sigan su entidad. No obstante lo anterior, tenga cuidado al usar cierto tipo de etiquetas. En particular, las etiquetas de terceros, aún cuando motivan la conversación, pueden ser susceptibles del derecho de privacidad de dichos individuos. Es apropiado solicitar su autorización antes de realizar este tipo de etiquetas. Igualmente, las etiquetas georreferenciadas pueden revelar ubicaciones que la entidad no esté en posición para divulgar.

Apoyar el mensaje con contenidos de múltiples medios

 Además de texto, los medios sociales cuentan con opciones para compartir fotos, audio y videos, que refuerzan el mensaje y dinamizan su presencia en dichos medios. Cuando sea posible, haga uso de este tipo de alternativas. 

Recomendaciones de comportamiento 

Mantener una identidad institucional diferente a sus dirigentes

Tenga en cuenta que si usa una cuenta personal de uno de sus dirigentes, el uso de dicha cuenta se deberá regular por los lineamientos y políticas de su entidad para las comunicaciones oficiales, y deberá mantener en un lugar visible a los usuarios la condición temporal de la misma, ya que una vez el dirigente cambie, dicha cuenta no seguirá canalizando la comunicación de la entidad.

Ser cordial y cortés en su comunicación. Los medios sociales facilitan comunidades comparables con aquellas del mundo real. En este sentido, deberá observar un comportamiento acorde a esta realidad, conservando las normas y buenas costumbres de etiqueta y urbanidad. Esto no implica que la comunicación deba ser en extremo formal. Si bien debe mantener una comunicación oficial, tutear es permitido—especialmente por el potencial que tiene de estrechar la relación de la entidad con sus seguidores. En general, promueva una cultura de no agresión.

Mantener una buena ortografía, gramática y redacción

 En los medios sociales, un alto porcentaje de la comunicación ocurre de manera escrita. El hacer buen uso de la ortografía, gramática y redacción no solo mejora la facilidad con la que los otros usuarios entenderán el mensaje que pretenda comunicar, sino que adicionalmente preserva la buena imagen de su entidad. Los malos hábitos en la escritura pueden ser interpretados como una falta de interés en el interlocutor, así como una carencia de competencias del funcionario encargado, y por lo tanto de sus dirigentes.

Exigir un comportamiento adecuado de sus seguidores

 Aún cuando el comportamiento inapropiado es descalificado por los términos de uso de los medios sociales, el seguimiento activo de los canales establecidos para su entidad en estos medios seguirá siendo su responsabilidad. Para esto los términos y condiciones de uso establecidos por la entidad guiarán la manera en la que deberá proceder cuando se presenten situaciones que los vulneren. Un comentario inapropiado por parte de un usuario en los canales, cuentas o perfiles de su entidad, será asumido por otros usuarios como avalados por la entidad. Sea claro con el tipo de comunicación que se considera aceptable por parte de sus seguidores, y sea oportuno al descalificar las intervenciones que no tengan en cuenta estas consideraciones.

No censurar las intervenciones de sus seguidores

El uso de medios sociales cuenta con el potencial para los usuarios de conseguir apoyo de otros, cuando la causa lo amerite. Dado que estos medios se han desarrollado bajo un precepto de apertura, los usuarios tienden a sancionar fuertemente cualquier actitud que atente contra la libertad de expresión asociada a los mismos, y que además es garantizada en el caso colombiano por la legislación. En lugar de censurar una participación inapropiada, considere dar una respuesta oportuna que descalifique la misma, y solicite al usuario infractor que corrija la situación presentada.

Verificar los contenidos que publique de terceros

Antes de compartir enlaces y otros contenidos que ha recibido de terceros, deberá verificar la cuenta que originó dicho contenido, y la información vinculada con la publicación, para evitar convertirse en replicador de virus o datos que afecten bienes o derechos de terceros.

Mantener el software actualizado

Todo el software que se utilice para la administración de las cuentas oficiales debe estar actualizado y la plataforma que los soporta también (Sistema operativo, Navegador y cualquier otra aplicación que opere en el mismo sistema operativo)